Ne pas respecter ces règles peut avoir des conséquences lourdes : sanctions fiscales, litiges impossibles à défendre, ou perte d’informations essentielles.
Dans le secteur du BTP, l’archivage prend une importance encore plus grande en raison des spécificités liées aux chantiers et à la garantie décennale.
🔎 Qu’est-ce que l’archivage ?
Archiver, c’est conserver, classer et sécuriser les documents produits par l’entreprise pendant une durée définie par la loi.
Cela concerne aussi bien les documents papier que numériques.
✅ Quoi archiver et combien de temps ?
📊 Documents comptables et fiscaux
- Factures clients et fournisseurs : 10 ans
- Journaux, grands livres, bilans et comptes annuels : 10 ans
- Déclarations de TVA et d’impôts : 6 ans
👥 Documents sociaux et RH
- Contrats de travail : 5 ans après le départ du salarié
- Bulletins de paie : 5 ans (conseillé : 50 ans côté salarié)
- Registres du personnel : 5 ans
- Déclarations sociales (URSSAF, caisses) : 6 ans
📑 Documents commerciaux
- Contrats clients, fournisseurs, sous-traitants : 5 ans
- Correspondances commerciales : 5 ans
👷♂️ Spécificités du secteur BTP
Le BTP est un cas particulier car il existe une obligation de conservation longue liée à la garantie décennale.
- Plans et dossiers techniques
- DOE (dossiers des ouvrages exécutés)
- Procès-verbaux de réception de chantier
-
Attestations d’assurance décennale
➡️ À conserver au minimum 10 ans après la fin des travaux.
De plus :
- Registres de sécurité, documents liés à l’hygiène et la sécurité sur les chantiers doivent être conservés selon les durées légales applicables.
❓ Pourquoi archiver ?
- 🧐 Respecter la loi : éviter sanctions en cas de contrôle fiscal ou social
- ⚖️ Se protéger en cas de litige : un client peut se retourner contre l’entreprise plusieurs années après
- 💶 Sécuriser son activité : l’archivage facilite le suivi, la transparence et la valeur de l’entreprise
⚙️ Comment bien archiver ?
- Numériser et classer vos documents (GED, cloud sécurisé, disques durs)
- Mettre en place un plan de classement clair par type de document et par durée légale
- Suivre un calendrier de conservation pour savoir quoi garder, quoi détruire
- Sécuriser l’accès : sauvegardes régulières, mots de passe, coffres-forts numériques
🔑 L’accompagnement Co-BTP
Chez Co-BTP, nous accompagnons les artisans et petites entreprises du bâtiment dans leurs obligations administratives, dont l’archivage.
Nous mettons en place une organisation claire, adaptée à votre activité, pour que vos documents soient :
✔️ Bien classés
✔️ Conservés dans les délais légaux
✔️ Faciles à retrouver
➡️ Vous gagnez du temps, vous évitez les risques, et vous vous concentrez sur vos chantiers.